A vida de quem trabalha no universo escolar não é fácil. Muitas vezes, a demanda é tanta que o sentimento é de estar equilibrando vários pratos ao mesmo tempo, sem a devida organização na gestão escolar.
Em meio a diversas tarefas, pode parecer que faltam horas no dia para fazer tudo e ainda, sem perder a qualidade.
No entanto, a boa notícia é que a gestão de tarefas pode ajudar com esse problema.
A gestão de tarefas é uma habilidade que pode ser aprendida e aperfeiçoada. Com ela é possível um nível maior de satisfação no trabalho e, também, na vida pessoal.
Afinal, conseguir encaixar tudo na rotina, mantendo um cronograma de horários e tarefas, sem esquecer nada, pode gerar a sensação de confiança e dever cumprido.
Mas como fazer o gerenciamento de projetos de forma efetiva?
Existem alguns métodos de gestão de tempo, organização, foco e produtividade que podem ser adotados para otimizar o tempo.
E para te ajudar, listamos 4 métodos infalíveis para melhorar a produtividade na gestão escolar. Confira:
GTD é uma sigla utilizada para o termo em inglês “get things done”. Traduzida para o português significa: “fazer as coisas”.
Essa é uma metodologia de produtividade criada para que as pessoas redefinem a forma como abordam diversas tarefas do dia. Isso inclui funções dentro ou fora do ambiente de trabalho.
A GTD foi desenvolvida pelo psicólogo americano David Allen, com o intuito de ser um gerenciador de tarefas. Com isso, é possível promover a eficiência e diminuir o estresse.
Na prática, o método GTD propõe 5 passos, são eles:
1. Coletar:
Escreva, fotografe, grave, faça post its. O importante é registrar tudo que precisa fazer para não perder tempo tentando se lembrar das tarefas. Seja em formato digital ou físico, escolha algum lugar para fazer esses registros com frequência.
2. Processar:
Esse passo envolve olhar para tudo o que está na sua lista de tarefas para, então, decidir se cada uma delas pede uma ação. Se a tarefa demanda ação, determine qual é o próximo passo para executá-la.
3. Organizar:
Organize as tarefas em listas de acordo com a ação e prioridade que ela demanda. Uma dica valiosa é personalizar as listas para que caibam na sua rotina. Mas cuidado com excessos.
Se uma tarefa leva menos de dois minutos para ser finalizada, faça imediatamente e não perca tempo organizando-a. Isso ajuda a melhorar a produtividade e otimizar o tempo.
4. Revisar:
Reveja todos os itens do seu sistema de organização para garantir o controle das tarefas e o foco no que é importante.
Isso ajuda a enxergar o fluxo de trabalho de maneira geral. Mas de nada adianta se as tarefas não forem conferidas e atualizadas.
O método GPD sugere que, ao final da semana, seja feita uma revisão semanal de todas as tarefas. Esse também é o momento de colocar no papel ideias que surgiram ao longo dos dias.
5. Fazer:
Bom, nessa etapa a ideia é decidir qual tarefa fazer primeiro. No GTD, os quatro critérios que ajudam a tomar essa decisão, são:
Como você já tem uma visão geral do seu escopo de tarefas, fica mais fácil tomar essa decisão com clareza.
A Matriz de Eisenhower é uma abordagem de gerenciamento de tempo que classifica tarefas com base em sua urgência e importância. As tarefas são divididas em quatro quadrantes:
Ao classificar as tarefas com base em urgência e importância, os diretores escolares ganham uma perspectiva clara sobre as prioridades imediatas.
Isso permite tomar decisões informadas sobre como alocar recursos e tempo, garantindo que as demandas mais críticas sejam tratadas com a devida atenção.
Pensando em foco estratégico, a Matriz de Eisenhower é uma forma de concentrar-se nas atividades que realmente demandam de sua atenção. Os diretores podem, por exemplo, dedicar tempo e recursos ao planejamento estratégico, formação de professores e desenvolvimento de currículos, promovendo um crescimento consistente e a longo prazo para a escola.
Essa metodologia também ajuda a eliminar tarefas desnecessárias do seu dia. Assim, os diretores conseguem reduzir significativamente o estresse e a sensação de sobrecarga. Isso não apenas impacta positivamente seu bem-estar, mas também contribui para a criação de um ambiente escolar mais equilibrado e saudável.
Em um mundo em que, às vezes, é preciso fazer “de tudo um pouco”, há quem pregue o conceito de “essencialismo”.
Na verdade, quem defende a ideia é o britânico inglês Greg McKeown, autor do livro “Essencialismo: A disciplinada busca por menos”.
No texto, ele propõe uma visão minimalista para o trabalho, com o sucesso sendo alcançado por meio do foco em um objetivo em específico.
“O essencialismo não é sobre fazer mais coisas, e sim sobre fazer as coisas certas”
– Greg McKeown
Não se pode dizer que é uma metodologia de gestão de tempo, mas a sua filosofia de “menos é mais”, quando aplicada à rotina de trabalho, certamente traz benefícios.
Se nos questionarmos sobre a grande quantidade de tarefas que absorvemos, sempre aceitando aumentar a lista e subestimando prazos, conseguimos entender essa filosofia pregada por ele.
A reflexão do autor leva a pensar sobre o que, de fato, é essencial no dia a dia e a importância de sermos seletivos com o tempo.
Afinal, o tempo é um recurso finito e precisa ser bem aproveitado com aquilo que mais tem valor e importância.
No ambiente escolar, escolher bem as tarefas e colocar limites para o que se pode alcançar com o tempo que se tem é essencial para obter grandes resultados.
Já ouviu falar da regra de 80/20? Essa regra está ligada ao princípio de Pareto.
De acordo com Pareto, um economista e filósofo italiano, se o seu trabalho tiver 20% de esforço é possível gerar até 80% de resultados.
Essa tese se generalizou em diferentes meios. Dizem que a ideia surgiu quando Pareto percebeu que 20% das ervilheiras do seu jardim geravam 80% das ervilhas. A partir dessa ideia, ele começou a perceber que, também, 20% das indústrias no seu país geravam 80% da riqueza. E 80% das terras pertenciam a 20% da população.
Com isso, essa generalização começou a ser percebida em meios diferentes, inclusive no mundo dos negócios e em áreas da vida profissional – especialmente quando o assunto é produtividade.
Afinal, se 20% dos seus esforços vão gerar 80% dos resultados, se torna essencial saber o que se enquadra dentro desses 20%. Só assim será possível priorizar e aprimorar as tarefas que mais têm impacto na rotina.
Pela regra de Pareto, é possível que, na sua escola, ao resolver 20% dos problemas mais relatados por pais, alunos e colaboradores, sejam resolvidos 80% dos conflitos.
Ou que, em 20% de tudo que os professores fazem em sala impactem em 80% do desempenho dos alunos.
O segredo para ser mais produtivo é entender o que se enquadra dentro dos 20% da rotina e, assim, conseguir focar no que importa de verdade.
A falta de tempo é uma queixa comum de muitos gestores escolares. Mas será que o problema é a insuficiência de horas no dia ou a forma como é feito o uso delas? Segundo um estudo realizado pela AOG Consultoria Educacional, 70% do tempo do administrador escolar é gasto com tarefas operacionais e "apagando incêndios".
Damaris Alfredo, especialista em gestão de pessoas, alerta:
"muitas vezes somos consumidos por uma avalanche de atividades que podem não ter correlação direta com o cargo que ocupamos, o que prejudica o nosso foco e toma o nosso tempo".
O que fazer para mudar isso? Veja mais 4 dicas:
Para Damaris Alfredo, o planejamento diário deve ser o ponto de partida dos gestores que estão se sentindo sem tempo.
"Escreva tudo o que precisa ser feito naquele dia, pois isso gera compromisso e faz com que de fato você realize a atividade," complementa.
Além disso, a boa e velha lista pode trazer satisfação, já que todas as vezes que concluímos uma ação, nosso cérebro produz dopamina, hormônio da motivação e do engajamento. Por isso é tão prazeroso riscar as atividades da lista quando elas já foram realizadas e esse é outro benefício do planejamento diário apontado pela especialista.
A educadora Aline Basso, profissional certificada em disciplina positiva e consultora em encorajamento, também acredita que organizar as atividades em um cronograma é importante para o aproveitamento do tempo. Porém, ela reforça que não adianta ter todas as tarefas tabuladas se o gestor não souber reconhecer os talentos da sua equipe e delegar as tarefas.
Muitas vezes pensamos que o reconhecimento está relacionado apenas a elogios. Porém, a confiança e a autonomia também são uma forma de reconhecer os talentos do time. Ao delegar tarefas, por exemplo, o gestor demonstra o quanto ele acredita no potencial das pessoas - além de otimizar o seu próprio tempo.
Achar que apenas você é capaz de executar uma determinada tarefa é o que te impede de delegar, afirma Damaris.
"O gestor que encontra-se sem tempo muitas vezes precisa mudar o seu modelo mental para um modelo de liderança que utiliza a delegação como uma ferramenta para o desenvolvimento das pessoas," explica a especialista.
Aline Basso reforça que todo ser humano nasce com vontade de colaborar, de contribuir e todos nós queremos ter autonomia. "A gente observa as crianças pequenas, com apenas dois anos de idade, já querendo autonomia para comer e escolher o brinquedo com o qual elas vão brincar", exemplifica ela.
Nas escolas é muito comum ver a coordenação e a direção absorvendo funções que poderiam ser realizadas pelos próprios professores, como a verificação da agenda escolar e o atendimento aos pais.
Será que esse tempo não seria melhor aproveitado se os discentes tivessem autonomia na comunicação com as famílias?
Ao delegar funções à equipe, talvez uma estratégia para realmente confiar que ela irá realizar as tarefas seja a capacitação. Mostre o que deve ser feito e como aquela tarefa precisa ser executada. Assim, você garante que toda equipe estará na mesma página!
Outra dica é adotar uma comunicação clara com os colaboradores. Se eles não estão desempenhando a função como você espera, dê um feedback para os funcionários. Alinhe as expectativas e se comunique com sua equipe.
Se antes a saúde mental já era um assunto que demandava atenção, com a pandemia virou algo de extrema importância.
Ao cuidar do seu emocional, você consegue lidar com mais clareza das tarefas do seu dia a dia, estabelecendo uma rotina saudável e com balanço entre trabalho e lazer.
É importante levar esse assunto para todos os colaboradores, pois eles irão lidar diretamente com os alunos e precisam estar com o emocional em dia para conseguir que eles desenvolvam as competências de cuidar da saúde mental também.
Identificar os aspectos essenciais da rotina e as tarefas que precisam ser priorizadas são essenciais na gestão escolar. Além de ser um papel pessoal e intransferível.
Se por um lado só você pode determinar o que é importante, por outro, existem diversas formas de garantir que essas priorizações sejam feitas de maneira rápida e eficaz.
A tecnologia está aí para isso: ajudar a melhorar processos!
Com ela é possível simplificar tarefas e permitir que educadores, diretores de escolas e profissionais do meio educacional tenham mais tempo e consigam organizá-lo melhor.
Os administradores precisam coordenar diferentes áreas, pessoas e se envolver em atividades diversas. Tudo isso para garantir que a máquina esteja rodando de forma funcional.
Nesse ambiente, contar com soluções que facilitem o processo, permitindo enxergar o todo, pode ser vantajoso não só para a gestão escolar, mas para todos os envolvidos no ambiente escolar.
As soluções online ajudam a organizar as finanças e trazem mais simplicidade para as cobranças do dia a dia, como é o caso da plataforma financeira isaac. Assim, os pais ficam mais à vontade para realizar os pagamentos e a escola diminui o número de inadimplentes.
Um sistema online de gestão escolar, como a Activesoft, ajuda a otimizar todos os processos administrativos da instituição de ensino, do controle de notas e frequência dos alunos.
Outra facilidade da tecnologia é centralizar toda a comunicação em uma só plataforma para solucionar o processo de atendimento às famílias, como o ClassApp.
Assim, as equipes como, secretaria e financeiro, evitam responder WhatsApps, telefones ou e-mails, além de evitar filas no balcão da secretaria.
Além disso, a tecnologia também ajuda a organizar os fluxos de informação. Isso garante que a resposta a dúvida será encaminhada de forma precisa ao responsável.
Com o uso da tecnologia fica ainda mais fácil o envio e recebimento de comunicados, entender a satisfação dos pais sobre determinados assuntos e muito mais.
Tudo isso ajuda a melhorar o relacionamento com as famílias, a retenção dos alunos, e até a atração de novos alunos.
Se você precisa de ajuda para parar de apagar incêndios na gestão escolar, o ClassApp pode te ajudar! Clique aqui e fale com um de nossos consultores.
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