Controle de caixa escolar: aprenda na prática

Cenários de crises, como foi o caso da pandemia de Covid-19, refletem diretamente no controle de caixa escolar, uma vez que muitos pais podem passar por imprevistos financeiros e acabam pedindo por descontos ou, ainda, ficando inadimplentes.

Nesse sentido, ter um bom controle financeiro é essencial para ultrapassar momentos de crise e de dificuldades. 

Além disso, conhecer a necessidade de capital de giro, montante necessário para financiar as atividades da instituição, pode ser uma vantagem para o gestor que deseja superar os momentos de adversidade.

O fluxo de caixa é a ferramenta que possibilita a visualização de entradas e saídas de dinheiro, de tudo que é pago e tudo que é recebido. 

Para Alan Tanno, consultor de negócios com foco em finanças no Sebrae, essa é a principal ferramenta de gestão financeira dentro de uma empresa. Sendo essencial e vital para a saúde do negócio.

É ela que vai ajudar a encontrar as respostas de como controlar o caixa da sua escola e também do quanto de capital giro é necessário.

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Controle de caixa escolar na prática

Alan Tanno utiliza uma analogia para mostrar aos empresários o porquê o fluxo de caixa é fundamental: "Eu costumo dizer que o fluxo de caixa é como se fossem os faróis e o volante de um carro."

Imagine que você está dirigindo à noite, porém o carro está com os faróis queimados. Logo, se tiver um buraco no caminho quais são as chances de você ver? E se você conseguir enxergá-lo, sem um volante seria possível desviar dele?

Sua escola pode até caminhar sem o fluxo de caixa, mas se houver um buraco financeiro será que você vai conseguir visualizar a tempo? E ainda, vai ser possível desviar dele?

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Fluxo de caixa escolar em dois passos

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1. Classifique as receitas e despesas

Essa é uma etapa importante do gerenciamento financeiro escolar, pois vai te ajudar a fazer análises mais ágeis e assertivas do seu fluxo de caixa. Por exemplo, classificar todas as despesas referentes à manutenção do espaço físico como "despesas para manutenção do espaço", pode contribuir para a tomada de decisão sobre permanecer ou mudar de prédio. As classificações são livres e devem ser feitas de acordo com a necessidade de análise de cada instituição.

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2. Preencher e manter o fluxo de caixa atualizado

Segundo Alan Tanno, esse é sem dúvida o maior desafio dos gestores com o fluxo de caixa. "O fluxo de caixa é simples de fazer, porém precisa de muita disciplina e organização. Eu costumo dizer que fazê-lo está ligado a comportamento," afirma o consultor. Ele também alerta que alimentar o fluxo com informações incorretas, às vezes lembrando de preencher e às vezes esquecendo de lançar um gasto ou uma receita, pode mascarar os números dando ao gestor uma falsa visão da saúde financeira da instituição de ensino.

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Fluxo de caixa negativo é sinônimo de prejuízo?

Alan Tanno comenta que um erro muito comum do gerenciamento financeiro escolar na hora de analisar o fluxo de caixa é associar o caixa positivo com lucratividade e o caixa negativo com prejuízo. E exemplifica: 

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"O saldo pode ficar negativo porque o meu contas a receber está muito longo e o meu contas a pagar está mais curto. Então existe um descasamento entre contas a receber e contas a pagar que faz com que o meu caixa fique negativo, mas na prática é uma necessidade de capital de giro e não prejuízo."

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O especialista orienta que é preciso identificar os motivos do saldo estar positivo ou negativo e ainda analisar quais decisões e ações são necessárias com base nesse resultado.

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Gestão financeira descomplicada

A gestão do fluxo de caixa pode parecer assustadora no primeiro momento, mas não é. Isso não quer dizer, porém, que ajudas não sejam bem-vindas, né?

Contar com um parceiro que tenha a expertise dos processos financeiros escolares, como o isaac, pode fazer a diferença para que essa jornada de implementação da organização seja tranquila e sem dores de cabeça.

As escolas parceiras do isaac se veem livres de burocracias e podem cuidar da saúde financeira da escola com mais tempo e clareza. A plataforma reúne todos os produtos e serviços para a sua instituição em um só lugar, de forma prática e intuitiva.

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